由于目前許多大中型單位企業人工管理會議室，各樓層的會議室空閑，預約情況不能及時得知，也增加了管理人員的工作負擔。為了進一步規范會議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。在會議預約管理系統中。用戶只需要通過互聯網或通過前端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態和預約情況，提高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間。
二、方案需求
1、員工可通過后臺查看所有會議室狀態。
2、能夠通過手機或電腦，預約會議室。
3、查看當前會議室會議主題、參會人員等信息。
4、掃碼會議簽到。
5、預定成功后，發送通知給參會人員。
三、會議室建設思路和原則
建設思路：會議室人工管理轉為無人化、信息化管理。
建設原則：提供優質的會議室預約服務，幫助您順利、高效地完成整個會議室預約過程
四、會議室預約管理軟件
1、登錄預約管理平臺
輸入賬號、密碼即可登錄預約平臺。
2、預訂會議室
選擇會議室、選擇預訂時間。如圖員工申請了名稱為實訓室的會議室房間，預約實際為2022年11月28日1號9點-10點。
填寫預約人員、填寫會議主題與備注等相關會議預訂信息。
會議室預定成功，等待管理員審核。
3、會議室預約審核
管理員在管理后臺中查看預約列表，對預約申請進行預覽、確定、駁回等操作。審核通過后將通過短信發送通知給參會人員。
4、會議室數據分析
管理員可在后臺查看會議室的使用情況與數據表現，支持數據導出。如會議室使用時長、會議室使用次數統計、會議室預約次數統計等。
五、會議門牌面板
會議門牌面板的功能：
1）會議信息顯示：顯示當前會議狀態（會議前、會議中、空閑），如在會議前與會議中狀態下，可設置顯示會議的主題、會議時間等會議信息。
2）二維碼會議簽到：門牌中有對應的二維碼，參會人員掃描門牌中的二維碼完成會議簽到。
六、建成效益分析
1、一鍵查詢會議室使用狀態，有序預約會議室，提高會議室使用效率
2、會議室預約系統允許員工使用移動應用程序按需查找和預約會議室，減少了會議管理人員的工作量。
3、會議安排和取消是許多員工、管理員頭疼的問題，會議約定系統就能很好的解決這方面的問題。
